Zamiast manualnie przekierowywać połączenia, system IVR automatycznie łączy dzwoniącego z odpowiednim działem, udziela podstawowych informacji lub informuje o godzinach pracy. To rozwiązanie przydatne zwłaszcza wtedy, gdy wszystkie linie są zajęte, dzwoniący trafia na biuro poza godzinami pracy lub gdy firma udostępnia jeden numer kontaktowy dla wielu działów.
Jak stworzyć profesjonalne nagranie IVR?
- Powitanie. Rozpocznij od przyjaznego, a jednocześnie profesjonalnego powitania. Podaj nazwę firmy, aby upewnić dzwoniącego, że trafił we właściwe miejsce.
- Informacja o nagrywaniu i RODO. Zgodnie z prawem musisz poinformować rozmówcę o nagrywaniu rozmowy oraz o tym kto i w jaki sposób będzie przetwarzał jego dane osobowe. Zrób to krótko i zwięźle.
- Wybór opcji. Zaproponuj dzwoniącemu menu wyboru, tzw. „drzewko”. Dzięki temu będzie mógł samodzielnie wybrać opcję, która najlepiej odpowiada jego potrzebom, np. „Wciśnij 1, aby połączyć się z działem handlowym, wciśnij 2, aby złożyć reklamację”. Pamiętaj, aby opcje były jasne i logicznie ułożone.
- Komunikaty poza godzinami pracy. Zadbaj o to, by dzwoniący poza godzinami pracy biura usłyszał odpowiedni komunikat. Powinien on informować o tym, że firma jest obecnie zamknięta i podawać godziny, w których biuro jest ponownie otwarte.
- Muzyka i dźwięk. Pamiętaj o dobrej jakości dźwięku. Nagranie powinno być wyraźne, bez szumów, a muzyka w tle – jeśli jest – przyjemna dla ucha. Dobrze zaprojektowany system IVR to inwestycja, która zwiększy profesjonalizm Twojej firmy i usprawni obsługę klienta. Warto powierzyć jego przygotowanie specjalistom, którzy zapewnią wysoką jakość nagrania i dopasują je do potrzeb Twojej działalności.
Zapewnij swoim klientom profesjonalny wizerunek firmy, wybierając N-STUDIO – studio lektorskie z wieloletnim doświadczeniem. Tworzymy nagrania IVR, które idealnie odpowiadają potrzebom Twojego biznesu. Dzięki współpracy
z wieloma profesjonalnymi lektorami, gwarantujemy najwyższą jakość i satysfakcję.
Oto przykładowe realizacje, które przygotowaliśmy dla naszych klientów: KOMUNIKATY TELEFONICZNE.
